domingo, 3 de julho de 2011

Lista de 10 mandamentos para enviar e-mails de qualidade

O e-mail, ferramenta de comunicação com origens que antecedem o nascimento da própria internet, precisa mudar. Há mais spam do que mensagens úteis, responder mensagens é um incômodo que toma nosso tempo e, no fim das contas, muitas vezes só serve para dar mais trabalho para nossos colegas e amigos.

Não bastasse isso, a ferramenta parece imortal: já foi ameaçada por redes sociais, videoconferências, torpedos e mensageiros instantâneos como MSN. Alguns dos adversários já até deixaram de existir, como o Google Wave, que era apontado como o "e-mail 2.0", mas as caixas de e-mails estão aí, vivas.

A constatação de que o e-mail precisa ser salvo partiu do empresário Chris Anderson, ele criou uma lista de dez mandamentos que, ao serem obedecidos, prometem melhorar a troca de mensagens entre internautas, além de esvaziar boa parte das caixas do e-mail. As regras foram publicadas no site emailcharter.org.

Se você tem alguma sugestão sobre como melhorar o uso do e-mail, evitando ter caixas lotadas de mensagens não respondidas, vá até o fim da reportagem e deixe sua dica na seção de comentários.

1 – Respeite o tempo do destinatário
Essa é uma regra fundamental. Como remetente da mensagem, o ônus está em você minimizar o tempo que o seu e-mail será processado, mesmo que isso leve mais tempo para você finalizar a mensagem antes de enviar.

2 – Curto ou lento não é rude
Dada a quantidade de e-mails que todos nós recebemos, não há problema se as respostas demoram um pouco para chegar ou se elas não dão detalhes para todas as perguntas.

3 – Celebre a clareza
Comece com uma linha que claramente indique o que é o assunto e que inclua uma categoria de status: (info) ou (baixa prioridade). Use sentenças rápidas e sem enrolção. Se o e-mail precisa ter cinco frases, tenha certeza que a primeira mostrará o motivo principal da mensagem. Evite fontes e cores estranhas.

4 – Evite perguntas abertas
Perguntas abertas como “Como eu posso ajudar?” podem não ser muito úteis. Generosidade em um e-mail requer simplificação, perguntas fáceis de responder. “Eu poderia ajudar melhor a) ligando b) visitando ou c) ficando fora disso?”.

5 – Excedente de CC (“com cópia”)
CCs são como coelhos em acasalamento. Para cada destinatário que você adiciona, você está dramaticamente multiplicando o tempo total de resposta. Quando há múltiplos destinatários, por favor, não use o padrão “Responder para Todos”. Talvez você precise copiar apenas algumas pessoas que estão na mensagem original.

6 – Diminua o assunto
Alguns e-mails precisam que seu significado seja entendido em um contexto. Mas é raro que um assunto precise ser estendido para mais que três e-mails. Antes de enviar, corte o que não é relevante. Ou considera fazer uma ligação.

7 – Ataque os anexos
Não use arquivos gráficos como logos e assinaturas que parecem estar anexados. Os usuários gastam tempo na tentativa de ver se há algo que precisa ser aberto. Pior é enviar um texto em um arquivo em anexo quando ele poderia ter sido enviado no corpo do e-mail.

8 – Dê esse presente: "FDM NPDR", "final da mensagem; não precisa de resposta"
Se o seu e-mail pode ser entendido em algumas palavras,coloque isso no título da mensagem seguido pela sigla FDM (final da mensagem). Isso poupa o tempo do destinatário de abrir a mensagem. Acabar um texto com “Não precisa de resposta” é um incrível ato de generosidade.



9 – Corte respostas sem conteúdo
Você não precisa responder cada e-mail, especialmente aqueles que já foram respondidos claramente. Um e-mail dizendo “Obrigada pelo seu recado. Estou por dentro” não precisa ser respondido por um “Ótimo”. Isso só custa para a outra pessoa 30 segundos.

10 – Desconecte-se
Se todos nós queremos gastar menos tempo lendo e-mails, iremos receber menos e-mail. Considere agendar alguns dias no trabalho que você não precise se conectar. Ou faça um acordo com você mesmo para não ver os e-mails no final de semana.

O colunista de tecnologia do jornal The New York Times, David Pogue, afirma que tem mais de 2 mil mensagens à espera de um retorno em sua conta de e-mail divulgada pelo jornal e mais de 1 mil em sua conta particular. Pogue adicionou mais cinco regras à lista de dez mandamentos, na tentativa de ajudar os usuários a ter um melhor uso de suas contas.

11 – Não use bloqueadores de e-mail
Você pode se achar muito esperto em assinar esses serviços anti-spam que requerem que o remetente faça um teste para provar que é humano. No entanto, muitos pessoas não tê tempo para fazer esses testes.

12 – Use cópia oculta para e-mails de corrente
Quando você for enviar piadas ou e-mails de corrente, não coloque simplesmente todo mundo que você conhece na caixa “Para”. Em vez disso, coloque os e-mails na caixa “CCO” (cópia oculta). Assim, nós não precisamos ver os endereços de e-mail de todas as pessoas que você copiou e preserva a privacidade dos seus amigos.

13 – Limpe os e-mails encaminhados
Antes de reenviar os e-mails de corrente, limpe caracteres desnecessários como <<<<<<<<<<<<<<<<<<<<< que acumulam toda vez que as pessoas encaminham a mensagem. Com esses caracteres, fica impossível ler os e-mails.

14 – Omita os avisos legais
Algumas empresas insistem em preencher vários parágrafos abaixo de cada e-mail com avisos legais. Às vezes, os avisos são tão grandes que chegam a ser maiores que o próprio e-mail.

15 – Intercale suas respostas
Se você está respondendo uma mensagem que possui diversas perguntas, considera responder logo abaixo de cada questão. Assim, a mensagem parecerá uma conversa e ficará mais claro saber a que ponto você está se referindo.
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Referência: Portal G1.


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